Accord de traitement des données

L'Accord fixe les conditions dans lesquelles Talvio traite, pour le compte du Client, les données personnelles de ses salariés nécessaires au Service. Le traitement est décrit à l'annexe 1. En cas de contradiction, l'Accord prévaut sur les conditions générales pour ce qui concerne les données personnelles.

Talvio ne traite les données que sur instruction documentée du Client, constituée par le contrat, le paramétrage du Service et les demandes écrites du Client. Talvio informe immédiatement le Client si une instruction lui paraît contraire à la réglementation sur la protection des données.

• traiter les données uniquement pour les finalités décrites à l'annexe 1, et jamais pour son propre compte ;
• garantir la confidentialité des données et veiller à ce que les personnes autorisées à les traiter soient tenues au secret ;
• mettre en œuvre les mesures de sécurité décrites à l'annexe 2 et les adapter à l'évolution des risques ;
• tenir le registre des traitements effectués pour le compte de ses clients (article 30.2 du RGPD) ;
• aider le Client, dans la mesure du possible, à répondre aux demandes d'exercice des droits des personnes concernées, à réaliser une analyse d'impact et à consulter l'autorité de contrôle ;
• transmettre sans délai au Client toute demande reçue directement d'une personne concernée.

Le Client autorise Talvio à recourir aux sous-traitants ultérieurs listés à l'annexe 3. Talvio informe le Client par email de tout ajout ou remplacement au moins 30 jours à l'avance. Le Client peut s'y opposer pour un motif légitime lié à la protection des données ; à défaut d'accord, il peut résilier le contrat sans frais avant l'entrée en vigueur du changement. Talvio impose à chaque sous-traitant ultérieur des obligations de protection équivalentes et reste responsable de leur respect.

Les données sont stockées en France. Lorsqu'un sous-traitant ultérieur est établi hors de l'Union européenne ou y accède, le transfert est encadré par une décision d'adéquation (Data Privacy Framework UE–États-Unis pour les sociétés certifiées) ou, à défaut, par les clauses contractuelles types de la Commission européenne.

Talvio notifie au Client toute violation de données personnelles dans les meilleurs délais et au plus tard 48 heures après en avoir pris connaissance, par email à l'adresse du compte. La notification décrit la nature de la violation, les catégories et le nombre approximatif de personnes et d'enregistrements concernés, ses conséquences probables et les mesures prises ou proposées, afin de permettre au Client de notifier l'autorité de contrôle dans le délai de 72 heures.

Talvio met à la disposition du Client les informations nécessaires pour démontrer le respect de l'Accord. Le Client peut faire réaliser un audit, une fois par an au plus, par lui-même ou par un auditeur indépendant tenu au secret, moyennant un préavis de 30 jours ; les frais de l'audit sont à sa charge.

À la fin du contrat, Talvio restitue les données au Client sous forme d'export Excel sur simple demande pendant 30 jours, puis les supprime définitivement, ainsi que toute copie, sauf obligation légale de conservation. Une attestation de suppression est fournie sur demande. Les modalités figurent sur la page Réversibilité.

• disposer d'une base légale pour le traitement et informer ses salariés, en consultant le cas échéant son comité social et économique ;
• n'importer que les données nécessaires aux finalités poursuivies ;
• documenter par écrit toute instruction particulière ;
• veiller au respect du RGPD par Talvio pendant toute la durée du traitement.

L'Accord s'applique pendant toute la durée du contrat et jusqu'à la suppression effective des données.

• Finalité : calcul et restitution d'indicateurs RH agrégés (effectifs, turnover, masse salariale, absentéisme, égalité professionnelle), tableaux de bord, alertes et rapports.
• Nature : lecture des fichiers RH dans le navigateur de l'Utilisateur, calcul des indicateurs, stockage des seuls indicateurs agrégés, restitution et export ; pour la connexion Silae, récupération et agrégation sur les serveurs de Talvio à Paris, sans conservation des données individuelles.
• Personnes concernées : salariés, anciens salariés et alternants du Client.
• Données : matricule, sexe, dates de naissance, d'entrée et de sortie, type de contrat, temps de travail, poste, établissement et rattachement analytique, éléments de rémunération, absences et motifs. Les motifs d'absence peuvent révéler des informations relatives à la santé : ils ne sont conservés que sous forme agrégée.
• Données conservées : indicateurs agrégés par établissement, par mois et par niveau d'organisation ; aucune donnée individuelle.
• Durée : durée du contrat, puis 30 jours avant suppression.

• traitement des fichiers salariés dans le navigateur, sans transmission ni conservation des données individuelles (minimisation) ;
• chiffrement des échanges (HTTPS/TLS) et des données au repos (AES-256) ;
• base de données inaccessible depuis le navigateur : toute lecture et écriture passe par les serveurs de Talvio, qui vérifient la session et limitent chaque requête aux établissements de l'entreprise cliente ;
• mots de passe hachés (bcrypt) et verrouillage temporaire du compte après plusieurs échecs de connexion ;
• hébergement des données et exécution des traitements en France (Paris) ;
• accès d'administration réservé aux personnes habilitées de Talvio, via une session distincte ;
• export complet des données à tout moment et suppression 30 jours après la fin du contrat.

Stripe (paiement) et Google Analytics (mesure d'audience du site) ne reçoivent aucune donnée de salarié : ils ne sont pas sous-traitants ultérieurs au titre de l'Accord.