Guide d'Import

Documentation complète étape par étape

Bienvenue dans le guide d'import

Ce guide vous accompagne pas à pas dans l'import de vos données RH. Notre système optimisé permet d'importer vos données d'effectifs, rémunérations et absences en quelques minutes seulement.

5 minutes
Temps moyen
100% sécurisé
RGPD compliant
Validation auto
IA intégrée
01

Télécharger le Template Excel

Commencez par télécharger notre template Excel optimisé depuis le bouton en haut à droite de la page d'import.

Le template contient 5 onglets pré-formatés
Chaque colonne est déjà nommée correctement
Des exemples de données sont fournis pour vous guider
Format compatible avec Excel et Google Sheets
Conseil : Le template est conçu pour éviter les erreurs de format. Ne modifiez pas les noms des onglets ni des colonnes.
02

Remplir l'onglet EMPLOYES

Renseignez les informations de vos collaborateurs dans l'onglet EMPLOYES.

Matricule : Identifiant unique de chaque employé (requis)
Période : Format YYYY-MM-01, exemple : 2025-01-01 (requis)
Type de contrat : CDI, CDD, Stage, Alternance, Interim
Temps de travail : 1.0 pour temps plein, 0.8 pour 80%, etc.
Date d'entrée et de sortie : Format YYYY-MM-DD
Conseil : La période doit toujours être le premier jour du mois. Un même employé peut avoir plusieurs lignes pour différentes périodes.
03

Compléter l'onglet REMUNERATION

Ajoutez les données salariales mensuelles de vos collaborateurs.

Matricule : Doit correspondre à un employé de l'onglet EMPLOYES
Mois de paie : Format YYYY-MM-01, exemple : 2025-01-01
Salaire de base : Montant en euros sans symbole (requis)
Primes : Fixes, variables, exceptionnelles (optionnel)
Charges sociales : Cotisations employeur (optionnel)
Conseil : Tous les montants sont en euros. Utilisez le point pour les décimales (ex: 3500.50).
04

Ajouter les ABSENCES

Enregistrez les absences de vos collaborateurs avec leurs types.

Matricule : Identifiant de l'employé concerné
Type d'absence : Congés payés, Maladie, Formation, etc.
Date début et fin : Format YYYY-MM-DD (requis)
Justificatif fourni : Oui/Non (optionnel)
Motif : Description libre (optionnel)
Conseil : Le système calcule automatiquement la durée en jours ouvrés et calendaires.
05

Configurer REFERENTIEL_ORGANISATION

Définissez la structure organisationnelle de votre entreprise.

Code et nom du site (exemple : SIEGE, Siège social)
Code et nom du centre de coût (exemple : IT-GEN, IT Général)
Direction, département, service (optionnel)
Budget annuel (optionnel)
Conseil : Cette structure permet d'analyser vos KPIs par site, direction ou département.
06

Paramétrer REFERENTIEL_ABSENCES

Configurez les types d'absences et leurs règles.

Type d'absence : Nom du type (exemple : Congés payés)
Famille : Congés, Maladie, Formation, Autres
Indemnisé : Oui/Non
Taux d'indemnisation : 0.8 pour 80%, 1.0 pour 100%
Comptabilisé dans l'absentéisme : Oui/Non
Conseil : Des types par défaut sont créés automatiquement, mais vous pouvez les personnaliser.
07

Vérifier et Uploader

Vérifiez vos données puis uploadez le fichier sur la plateforme.

Vérifiez qu'il n'y a pas de cellules vides dans les colonnes requises
Assurez-vous que les matricules sont cohérents entre onglets
Glissez-déposez votre fichier ou cliquez pour parcourir
Le système valide automatiquement vos données
Conseil : Le système vous signalera toute erreur critique avant l'import. Vous pourrez les corriger directement.
08

Validation Automatique

Notre IA valide vos données et détecte les anomalies.

Vérification de la cohérence des matricules
Validation des formats de dates
Contrôle des montants (pas de valeurs négatives)
Détection des doublons
Score de qualité des données calculé
Conseil : Les erreurs critiques bloquent l'import. Les avertissements peuvent être ignorés si intentionnels.

Champs Obligatoires par Onglet

EMPLOYES

matricule
periode
date_entree
type_contrat

REMUNERATION

matricule
mois_paie
salaire_de_base

ABSENCES

matricule
type_absence
date_debut

REFERENTIEL_ORGANISATION

code_site
nom_site
code_cost_center

REFERENTIEL_ABSENCES

type_absence
famille

Erreurs Courantes et Solutions

Format de date incorrect

Utilisez toujours le format YYYY-MM-DD (ex: 2025-01-15)

Matricule manquant ou incohérent

Vérifiez que chaque employé a un matricule unique et identique dans tous les onglets

Période au mauvais format

La période doit toujours être le 1er du mois : YYYY-MM-01

Montant avec virgule au lieu de point

Utilisez le point pour les décimales : 3500.50 et non 3500,50

Tutoriel Vidéo

Regardez notre vidéo de démonstration pour voir l'import en action

Prêt à importer vos données ?

Vous avez maintenant toutes les clés pour réussir votre import. Notre système vous guidera à chaque étape.

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